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Deinen ersten Kurs anlegen

Deine Vorbereitung für den ersten Kurs​

Bevor du deinen ersten Kurs anlegst – ganz gleich, ob es sich später um einen Blockkurs, einen Dauerkurs oder eine Kursreihe / Abonnement handelt – solltest du einige grundlegende Einstellungen in deinem Unternehmen vornehmen. Diese Schritte sind immer identisch und sorgen dafür, dass du im Kurs direkt mit echten Standorten und Mitarbeitern arbeiten kannst.

1. Standort anlegen​

Navigiere zu Unternehmen > Standorte und lege deinen ersten Standort an. Wenn du ein Bundesland auswählst, erscheint der Reiter Schließzeiten. Hier kannst du festlegen:

  • ob an Feiertagen geöffnet ist
  • ob Ferienzeiten automatisch als Schließzeit übernommen werden sollen
  • oder eigene Schließzeiten für diesen Standort hinterlegen
    Damit hinterlegst du direkt die realen Gegebenheiten deines Unternehmens.

2. Mitarbeiter anlegen​

Unter Unternehmen > Mitarbeiter legst du deine Teammitglieder an. Für den Start reicht es aus, sie ohne Berechtigungen anzulegen – wichtig ist nur:

  • Setze den Haken Kursleiter / Dozent, damit der Mitarbeiter später in Kursterminen ausgewählt werden kann.
  • Berechtigungen kannst du später jederzeit über die Benutzerrollen zuweisen.

3. Kurskategorien anlegen​

Bevor du mit einzelnen Kursterminen startest, strukturierst du deine Angebote über die Kurskategorien. Eine Kategorie entspricht einem thematisch zusammengehörenden Angebot, z. B.: „Welpenkurse“, „Babyschwimmen“, „Schwangerschaftsyoga“. Alle Kurse innerhalb derselben Kategorie teilen sich später Einleitungstext, Bild und die gemeinsame Kursliste. Beim Anlegen der Kategorie entscheidest du, ob sie ein:

  • Blockkurs,
  • Dauerkurs oder
  • Abonnement (Kursreihe)
    sein soll.

Ein Abonnement ist sinnvoll, wenn deine Teilnehmer regelmäßig fortlaufende Folgekurse besuchen und eine Platzgarantie erhalten sollen. Kunden werden dann automatisch in die Folgekurse eingebucht, solange sie nicht fristgerecht kündigen – ideal für stabile Gruppen.

Wenn du diese drei Schritte abgeschlossen hast, ist dein Account optimal vorbereitet, um deinen ersten Kurs vollständig anzulegen.

Deinen ersten Blockkurs anlegen​

Nachdem du deinen Standort, deine Mitarbeiter und deine Kurskategorie vorbereitet hast, kannst du jetzt deinen ersten richtigen Blockkurs anlegen. Ein Blockkurs besteht aus einer festen Anzahl von Kurstagen zwischen einem Start- und Enddatum. kutego® unterstützt dich dabei, alle benötigten Kurstage automatisch zu erzeugen – so geht das Anlegen besonders schnell und einfach.

1. Neuen Kurstermin anlegen​

Wechsle zu Kurse > Kurstermine und klicke oben rechts auf den blauen Button Anlegen. Hier erstellst du deinen ersten Kurstermin innerhalb der gewählten Kategorie. Im ersten Schritt wählst du:

  • die passende Kurskategorie
  • den Mitarbeiter, der den Kurs leitet
  • den Standort, an dem der Kurs stattfindet
  • Start- und Enddatum des Blockkurses
  • den Wochentag, die Uhrzeit und das gewünschte Wiederholungsintervall (z.B. wöchentlich).
    Diese Angaben dienen als Basis für die automatische Erstellung deiner Kurstage.

2. Kurstage automatisch generieren​

Im Reiter Tage findest du den blauen Button Tage generieren. kutego® erstellt nun automatisch alle Kurstage, die zwischen deinem Start- und Enddatum auf den gewählten Wochentag und das Wiederholungsintervall fallen. Du kannst anschließend:

  • alle Termine prüfen
  • einzelne Tage löschen (z. B. wegen Ferien oder Schließzeiten)
  • zusätzliche Termine manuell ergänzen
    So passt du deinen Blockkurs ganz leicht an deine echten Gegebenheiten an.

h3 3. Preis für den Blockkurs hinterlegen

Wechsle nun in den Reiter Preise. Hier legst du den Standardpreis für deinen Kurs fest. Optional kannst du zusätzlich einen Erstattungspreis pro Kurseinheit eintragen. Dieser wird genutzt, wenn ein einzelner Kurstag abgesagt werden muss und du den Betrag als Kundenguthaben erstatten möchtest.

4. Wichtige Optionen aktivieren​

Im Reiter Optionen kannst du die Warteliste einschalten. Das sorgt dafür, dass Interessenten sich eintragen können, wenn der Kurs bereits ausgebucht ist — so gehen dir keine potenziellen Kunden verloren.

5. E-Mail-Erinnerungen einrichten​

Im letzten Reiter Erinnerungen hast du die Möglichkeit, automatische Kurs-Erinnerungen per E-Mail zu aktivieren. Du kannst wählen zwischen:

  • Einmalig – eine Erinnerung vor dem ersten Kurstag
  • Jedes Mal – eine Erinnerung vor jedem einzelnen Termin
    Gerade für Blockkurse ist die „Einmalig“-Option ein guter Start.

Geschafft!
Mit diesen Grundeinstellungen hast du deinen ersten Blockkurs vollständig erstellt.
Alle weiteren Details und Zusatzfunktionen schauen wir uns später gemeinsam in deiner persönlichen Softwareeinführung an – für jetzt ist dein Kurs bereit zur Buchung.

Deinen ersten Dauerkurs anlegen​

Ein Dauerkurs ist ein fortlaufendes Angebot ohne festes Kursende. Anders als beim Blockkurs musst du vor dem eigentlichen Anlegen des Kurstermins zuerst festlegen, unter welchen Bedingungen sich Kunden in deinen Kurs einbuchen können. Diese Konditionen werden später über die Vertragslaufzeiten mit dem Kurs verknüpft.

1. Vertragslaufzeiten vorbereiten​

Nachdem du deine Kurskategorie angelegt hast, wechsle zuerst zu Kurse > Vertragslaufzeiten. Hier legst du alle Laufzeiten an, mit denen sich Kunden später in deine Dauerkurse einbuchen können. Klicke auf den blauen Button Anlegen und definiere die gewünschten Modelle, zum Beispiel:

  • Kartenverträge – freie Tageswahl oder automatische Einbuchung, optional kursübergreifende Nutzung bei freier Tageswahl
  • Wochenlaufzeiten – optional mit automatischer Verlängerung
  • Monatslaufzeiten – optional mit automatischer Verlängerung

Wichtig zu wissen:
Eine Laufzeitvorlage kann mit verschiedenen Kursen verknüpft werden. Du musst also nicht für jeden Kurs eine eigene Vorlage anlegen – nur unterschiedliche Konditionen erfordern jeweils eine eigene Laufzeitvorlage.
Wenn deine Vertragslaufzeiten definiert sind, kannst du den Dauerkurs anlegen.

2. Neuen Dauerkurs erstellen​

Wechsle zu Kurse > Kurstermine und klicke oben rechts auf Anlegen. Wähle im ersten Schritt:

  • die gewünschte Kurskategorie
  • den Standort
  • ob Schließtage ausfallen sollen
    • wenn du hier „Ja“ wählst, erscheint zusätzlich das Feld „Schließtage nicht berechnen“. Dieses Feld wird wichtig, wenn du mit anteiliger Abrechnung arbeiten möchtest (Weitere Informationen dazu findest du im entsprechenden Kapitel oder bekommst sie in deiner Softwareeinführung.)
  • den Kursleiter
  • den Wochentag und die Uhrzeit
  • die maximale Teilnehmerzahl
  • und ab welchem Datum der Kurs starten soll

3. Kurstage automatisch generieren​

Im Reiter Tage klickst du auf Tage generieren. Die Software erzeugt automatisch alle Kurstage — für Dauerkurse standardmäßig ca. 6 Monate im Voraus. Im Hintergrund generiert das System kontinuierlich neue Termine, sodass du dich um nichts weiter kümmern musst.

4. Vertragslaufzeiten verknüpfen​

Gehe nun in den Reiter Laufzeiten. Über den Button Laufzeit hinzufügen kannst du deine zuvor angelegten Vertragslaufzeiten mit diesem Kurs verknüpfen. Mehrfachauswahl ist möglich. Damit legst du fest, mit welchen Bedingungen Kunden den Kurs buchen dürfen.

5. Weitere Einstellungen​

  • Warteliste: Im Reiter Optionen kannst du die Warteliste aktivieren, damit Interessenten automatisch nachrücken können, wenn dein Kurs ausgebucht ist.
  • E-Mail-Erinnerungen: Im Reiter Erinnerungen kannst du Erinnerungsmails einschalten:
    • Einmalig (vor dem ersten Kurstag)
    • Jedes Mal (vor jedem Kurstermin)

Fertig!
Damit ist dein erster Dauerkurs komplett eingerichtet und bereit für Buchungen.
Alle weiteren Feineinstellungen schauen wir uns gerne später in Ruhe gemeinsam während deiner Softwareeinführung an. Wenn du Fragen dazu hast, melde dich jederzeit gern.

Deine Kursreihe (Abonnement) anlegen​

Eine Kursreihe eignet sich ideal für Angebote, bei denen Teilnehmer regelmäßig in den Folgekurs weitergeführt werden sollen – zum Beispiel feste Trainingsgruppen, Babyschwimmen-Folgekursstufen oder aufeinander aufbauende Blöcke. Kunden behalten dabei ihre Platzgarantie, solange sie ihr Abonnement nicht kündigen. Damit du eine Kursreihe anlegen kannst, aktivierst du zuerst das Abonnement direkt in der Kurskategorie.

1. Kurskategorie für Kursreihe aktivieren​

Wechsle zu Kurse > Kurskategorien und öffne die gewünschte Kategorie. Aktiviere hier den Schalter Abonnement / Kursreihe. Nun entscheidest du:

  • Soll das Abonnement automatisch gebucht werden? Dann wird bei der Kursbuchung automatisch ein Abo vorausgesetzt.
  • Dürfen Kunden selbst kündigen? Du kannst wählen, ob die Kündigungsfunktion im Kundenlogin sichtbar ist oder ausgeblendet bleibt.
    Damit legst du fest, wie selbstständig Kunden ihr Abonnement verwalten dürfen. Wenn die Kategorie als Kursreihe angelegt ist, kannst du den ersten Kurs der Reihe erstellen.

2. Ersten Kurs der Kursreihe anlegen​

Wechsle zu Kurse > Kurstermine und klicke oben rechts auf Anlegen. Wähle die Kurskategorie aus, die als Kursreihe markiert ist. Darunter erscheint automatisch der Hinweis Folgekurs von: erster Termin – du legst also nun den Startkurs deiner neuen Kursreihe an. Trage folgende Informationen ein:

  • Standort
  • Kursbezeichnung
  • Kursleiter
  • Wochentag und Uhrzeit
  • Start- und Enddatum des ersten Kursblocks
  • maximale Teilnehmerzahl
  • Intervall (wie oft der Kurs stattfindet)

3. Kurstage automatisch generieren​

Im Reiter Tage klickst du auf den blauen Button Tage generieren. Die Software erzeugt automatisch alle Kurstage für den definierten Zeitraum. Du kannst:

  • einzelne Tage löschen
  • zusätzliche Termine manuell ergänzen
  • abweichende Details an einzelnen Kurstagen hinterlegen

4. Preis hinterlegen​

Im Reiter Kundenpreise definierst du den Standardpreis des Kurses. Dieser Preis wird in der Kursreihe für jedes Abonnement herangezogen.

5. Weitere Einstellungen

  • Warteliste: Im Reiter Optionen kannst du die Warteliste aktivieren, damit Interessenten nicht verloren gehen, wenn der Kurs ausgebucht ist.
  • E-Mail-Erinnerungen: Im Reiter Erinnerungen kannst du auswählen, ob eine Erinnerung einmalig vor dem ersten Kurstag, oder vor jedem Kurstag versendet wird.

Dein erster Kurs der Kursreihe ist erstellt!
Damit ist der Grundstein gelegt. Nun kannst du die Kursreihe fortlaufend aufbauen.

6. Einen Folgekurs erstellen​

Um einen Folgekurs anzulegen, gehst du zurück in die Kursterminübersicht. In der Zeile des Erstkurses klickst du ganz rechts auf den orangen Aktionsbutton „Kopieren“. Die Software erstellt automatisch:

  • einen neuen Kurstermin mit dem Feld „Folgekurs von“ bereits korrekt ausgefüllt und allen relevanten Einstellungen des vorherigen Kurses. Falls du dich verklickt hast, kannst du die Zuordnung im Feld „Folgekurs von“ jederzeit ändern.
  • Im duplizierten Kurstermin kannst du alle Details anpassen, die sich geändert haben – im Reiter “Tage” die neuen Kurstage generieren und anschließend den Kurstermin speichern.

Durch dieses Kopieren entsteht eine fortlaufende Kursreihe.
Alle bestehenden Abonnements werden automatisch in den neuen Folgekurs übernommen – außer der Kunde kündigt fristgerecht.

Fertig!
Deine Kursreihe ist vollständig eingerichtet.
Alle weiteren Einstellungsoptionen kannst du in Ruhe im Rahmen deiner Softwareeinführung vornehmen oder in den entsprechenden Handbuchkapiteln nachlesen.